"Пежо Ситроен Рус" сократило годовые расходы на документооборот с помощью ЭДО
/Июнь, 2015/ ООО "Пежо Ситроен Рус" сократило годовые расходы на документооборот более чем на 4 миллиона рублей с помощью ЭДО. Ежегодно компания генерирует и направляет 800 000 документов дилерам по всей России. Внедрение системы электронного документооборота (ЭДО) в SAP позволило сократить издержки на 70%.
Сегодня "Пежо Ситроен Рус" обменивается юридически значимыми электронными документами с 90% дилеров и переводит на ЭДО входящий документооборот. Современная технология делопроизводства позволила компании экономить 30% рабочего времени сотрудников за счет того, что им больше не нужно контролировать возврат подписанных экземпляров, снизить затраты на документооборот на 70% и исключить утери документов.
Бумажный документооборот приводил к значительным затратам и усложнял внутренние процессы компании. Доставка документов занимала от 3 до 14 дней. Кроме того, бумажные документы часто терялись как на стороне дилеров, так и в процессе доставки. В результате документы, требующие подписи дилера, не возвращались в головной офис. Приходилось дублировать документ и отправлять заново, что влекло за собой дополнительные затраты на печать и доставку. Тендер "Пежо Ситроен Рус" на внедрение электронного документооборота выиграл разработчик СКБ Контур со своим сервисом ЭДО Диадок.
"Пежо Ситроен Рус" входит в международную группу, все структуры которой используют системы SAP, причем в нелокализованных версиях. Их администрирование производится из центрального европейского офиса. Поэтому стандартные методы интеграции через API в данном случае не подходили. Результаты анализа, который провела проектная команда, показали, что, выгружать документы из SAP-систем в данном случае можно только в формате pdf.
"Каждый день от нас уходит порядка 100 документов. Только за 2014 год мы отправили через Диадок более 120 000 документов, - рассказывает Елена Зырянова, руководитель проекта ЭДО в компании "Пежо Ситроен Рус" - Проект внедрения окупился уже через год за счет сокращения издержек. Для нас очень важно, что не нужно выделять дополнительные технические ресурсы для обслуживания системы ЭДО: коннекторов и архива документов. Это обеспечивает СКБ Контур".
Оптимальным решением в данном случае стал облачный коннектор Диадока - интеграционный модуль, через который pdf-документы из SAP-систем выгружаются в сервис ЭДО и конвертируются в утвержденный российским законодательством формат xml. Особенность облачного коннектора в том, что все действия производятся непосредственно в Диадоке, все необходимое программное обеспечение для этого установлено на сервере оператора СКБ Контур. Вносить изменения в учетные системы не понадобилось, кроме настройки канала взаимодействия между системами.
В результате в конце каждого дня коннектор выгружает сформированные компанией документы в Диадок и распределяет их по тем подразделениям, где их должны завизировать сотрудники соответствующих департаментов. Ежедневно сотрудники компании входят в сервис через веб-версию системы Диадок и находят в своих подразделениях документы, которые должны подписать квалифицированной электронной подписью (КЭП). Они могут подписывать как каждый документ по отдельности, так и массово.
"Опыт "Пежо Ситроен Рус" подтверждает, что найти решение и выстроить удобную работающую схему электронного документооборота можно даже в достаточно сложных случаях, когда никакие вмешательства в структуру корпоративной учетной системы клиента недопустимы, - считает Козлов Константин, руководитель проекта Диадок, СКБ Контур. - Перед нами стояла непростая задача - доработать коннектор так, чтобы он научился распознавать pdf-файлы и конвертировать их в xml. Стадия тестирования, когда мы передавали документы по одному и отслеживали, не произошло ли ошибок при конвертации, требовала высокой концентрации внимания и кропотливости. Реализация этого проекта действительно победа для нас".
Бумажный документооборот приводил к значительным затратам и усложнял внутренние процессы компании. Доставка документов занимала от 3 до 14 дней. Кроме того, бумажные документы часто терялись как на стороне дилеров, так и в процессе доставки. В результате документы, требующие подписи дилера, не возвращались в головной офис. Приходилось дублировать документ и отправлять заново, что влекло за собой дополнительные затраты на печать и доставку. Тендер "Пежо Ситроен Рус" на внедрение электронного документооборота выиграл разработчик СКБ Контур со своим сервисом ЭДО Диадок.
"Пежо Ситроен Рус" входит в международную группу, все структуры которой используют системы SAP, причем в нелокализованных версиях. Их администрирование производится из центрального европейского офиса. Поэтому стандартные методы интеграции через API в данном случае не подходили. Результаты анализа, который провела проектная команда, показали, что, выгружать документы из SAP-систем в данном случае можно только в формате pdf.
"Каждый день от нас уходит порядка 100 документов. Только за 2014 год мы отправили через Диадок более 120 000 документов, - рассказывает Елена Зырянова, руководитель проекта ЭДО в компании "Пежо Ситроен Рус" - Проект внедрения окупился уже через год за счет сокращения издержек. Для нас очень важно, что не нужно выделять дополнительные технические ресурсы для обслуживания системы ЭДО: коннекторов и архива документов. Это обеспечивает СКБ Контур".
Оптимальным решением в данном случае стал облачный коннектор Диадока - интеграционный модуль, через который pdf-документы из SAP-систем выгружаются в сервис ЭДО и конвертируются в утвержденный российским законодательством формат xml. Особенность облачного коннектора в том, что все действия производятся непосредственно в Диадоке, все необходимое программное обеспечение для этого установлено на сервере оператора СКБ Контур. Вносить изменения в учетные системы не понадобилось, кроме настройки канала взаимодействия между системами.
В результате в конце каждого дня коннектор выгружает сформированные компанией документы в Диадок и распределяет их по тем подразделениям, где их должны завизировать сотрудники соответствующих департаментов. Ежедневно сотрудники компании входят в сервис через веб-версию системы Диадок и находят в своих подразделениях документы, которые должны подписать квалифицированной электронной подписью (КЭП). Они могут подписывать как каждый документ по отдельности, так и массово.
"Опыт "Пежо Ситроен Рус" подтверждает, что найти решение и выстроить удобную работающую схему электронного документооборота можно даже в достаточно сложных случаях, когда никакие вмешательства в структуру корпоративной учетной системы клиента недопустимы, - считает Козлов Константин, руководитель проекта Диадок, СКБ Контур. - Перед нами стояла непростая задача - доработать коннектор так, чтобы он научился распознавать pdf-файлы и конвертировать их в xml. Стадия тестирования, когда мы передавали документы по одному и отслеживали, не произошло ли ошибок при конвертации, требовала высокой концентрации внимания и кропотливости. Реализация этого проекта действительно победа для нас".
При заказе программ для ПК, онлайн-сервисов или услуг IT-компании "СКБ Контур" Вы можете воспользоваться промо-кодом: w02890.
СКБ Контур разрабатывает программы для электронного документооборота, бухучета и управления предприятием, которыми пользуются 1,25 млн. компаний по всей стране.
Бесперебойный доступ клиентов к сервисам СКБ Контур обеспечивает серверная инфраструктура, устойчивая к высоким нагрузкам. Обращения клиентов обрабатывают более 300 операторов круглосуточного федерального call-центра.
СКБ Контур образован в 1988 году и входит в ТОП-50 крупнейших ИТ-компаний России (по данным РИА-Аналитика и Cnews Analytics).
Контактная информация:
